使用 Microsoft Exchange 时，电子邮件、日历和其他项目通常会传送并存储到服务器上。可以配置 Outlook，使其将计算机上项目的本地副本保存在称为脱机 Outlook 数据文件 (.ost) 的 Outlook 数据文件中。这样，您便可以在无法连接或不希望连接到 Exchange 计算机时使用“缓存 Exchange 模式”或脱机工作。在可以进行连接时，.ost 文件与 Exchange 计算机进行同步。

脱机文件夹是 Exchange 计算机上的邮箱 （邮箱:Microsoft Exchange server 上传递电子邮件的位置。管理员为每位用户建立邮箱。如果指定某个个人文件夹文件作为电子邮件的送达位置，邮件将从邮箱发送到该文件中。）中的文件夹的副本。通过这些副本，您可以将文件夹与服务器位置分离，在未连接到网络的情况下使用该文件夹的内容，然后在重新建立连接后更新该文件夹及其对应的服务器文件夹，使两个文件夹具有相同内容。此过程称为“同步文件夹”。

您可以添加、删除和修改脱机文件夹的内容，就如同您对服务器上的文件夹所做的操作一样。例如，您可以更改文件夹或在文件夹间移动项目，发送放在脱机“发件箱”中的邮件，以及查看脱机公用文件夹的内容。同时，新邮件保留在服务器上的“收件箱”中，并且其他人可以在公用文件夹中添加、删除和更改项目。在进行同步之前，您将不知道服务器上所做的这些更改。

同步的信息包括：

• 邮件头    邮件头仅针对电子邮件项目，是个说明性标识符，提供发件人姓名、邮件主题行、邮件接收时间和邮件大小等信息。
• 完整的项目    一个完整的项目包含邮件头、邮件正文以及任何附件，包括嵌入对象或图片。

在脱机工作时，进行同步处理的文件夹是由发送/接收组 （发送接收组:可以为其分组并设置公共属性的电子邮件帐户和文件夹，公共属性包括:是下载邮件头还是邮件、下载邮件的大小限制、对比联机和脱机的行为、连接服务器的时间间隔等。）决定的。使用发送/接收组，您可以选择要同步和保持最新的文件夹；这样，在无法建立服务器连接或选择脱机工作时，您便能够继续使用那些项目。此外，还可以指定在同步期间下载对通讯簿 （通讯簿:通讯簿的集合，可以用来存储姓名、电子邮件地址、传真号码和通讯组列表。“通讯簿”可以包含“全球通讯簿”、“Outlook 通讯簿”和“个人通讯簿”。）的更新。

如果使用 Exchange 电子邮件帐户，建议您使用缓存 Exchange 模式 （缓存 Exchange 模式:将 Exchange Server 帐户邮箱的副本保存在计算机上的脱机 Outlook 数据文件 (.ost) 中。此副本提供对数据的快速访问（包括在脱机工作时），并与邮件服务器同步。）。如果使用缓存 Exchange 模式，脱机工作的大多数理由就不存在了。缺少网络连接实际上不会对您产生任何影响，因为无论是否连接到运行 Exchange 的服务器，您都可以继续处理项目 （项目:项目是在 Outlook 中保存信息的基本元素（类似于其他程序中的文件）。项目包括电子邮件、约会、联系人、任务、日记条目、便笺以及投递的项目和文档。）。

默认情况下，“缓存 Exchange 模式”会创建并使用脱机文件夹文件 (.ost)，然后下载并维护邮箱 （邮箱:Microsoft Exchange server 上传递电子邮件的位置。管理员为每位用户建立邮箱。如果指定某个个人文件夹文件作为电子邮件的送达位置，邮件将从邮箱发送到该文件中。）的所有文件夹中的项目的同步副本。您处理的是自己计算机上的信息，Outlook 负责将这些信息与服务器同步。当您与 Exchange 计算机的连接中断时，您可以继续使用您的数据。当连接恢复时，更改将自动同步，服务器和您计算机上的文件夹和项目又完全相同了。

在“缓存 Exchange 模式”下，您无需设置发送/接收组 （发送接收组:可以为其分组并设置公共属性的电子邮件帐户和文件夹，公共属性包括:是下载邮件头还是邮件、下载邮件的大小限制、对比联机和脱机的行为、连接服务器的时间间隔等。），可以选择脱机时要使用的文件夹，并使这些文件夹同步。