在信息科技发达的现今，企业内部中电子邮件是最常使用的一种沟通工具，然而电子邮件的容易使用，只要轻点一下鼠标，便能将讯息传送给许多人，若收件者未经思考按直接回复或按全部回复，则可能出现了MAIL满天飞的情形，如此一来，将造成员工因讯息超载而损失工作时，严重者则有沟通不良，出现效率不彰的情况产生。但，你知道吗？若透过更人性的企业E化平台，可大大改善沟通不良的情况，也可让企业内部沟通变得更easy！

一、何谓沟通

　　沟通(communication)是指2个或2个以上的个体成员或群体之间，单向或双向的传达信息，并达成彼此理解的状态。一个良好、有效的沟通是指，组织内的成员彼此传达讯息或分享信息，接收讯息的成员皆能清楚知道该信息的意义，若接收讯息的成员未成功获得讯息，或是不清楚讯息的意义时，则表示沟通无效。

二、沟通的功能

1、提供知识 
    沟通的基本功能就是提供知识给组织成员，例如：企业文化、公司使命、公司愿景、公司目标、公司策略、工作规则、公司内可接受的行为标准…等，透过有效的沟通管道，让组织内的每一位成员知悉，并让他们能有效地执行工作，达成组织目标。

2、激发组织成员动机 
    组织成员的工作动机是决定一组织绩效的重要关键因素，而激发组织成员达成其工作目标的重要方式则是沟通。主管可透过不同的沟通方式，指派明确和困难的目标或达成工作绩效可获得的报酬…等。然而，组织成员的动机是否有被激发，可视组织成员的行为模式，即可知该沟通是否有效，例如：下属明确知悉被指派的目标为何，及达成目标或工作绩效时可获得的报酬为何。

3、控制和协调个人的努力
    在一组织或团队中，常会有「搭便车」的人出现，即管理学中所称的「社会赋闲效果」。依一般正常逻辑思考，当组织成员个体数量增加时，群体规模亦增加，群体的力量应随之变大。但其实不然，当组织成员个体数量增加变多时，难免有人会抱着「搭便车」的心态，因此，虽然群体逐渐扩大，但每位成员的贡献度却相对减少，此现象则称为「社会赋闲效果」。此时，则需透过一个良好、有效的沟通去控制和协调个体成员的行为，不仅期望达到组织内的公平公正原则，也让每一位个体成员在互信互赖之下彼此竞合，以顺利达成个体成员的工作目标，进而达到组织目标。

三、沟通的媒介

    不同的沟通媒介可传达的信息丰富性也有所不同。信息丰富性高的沟通媒介能够传递更多的信息，也更能促成彼此相互理解。

1、面对面沟通 
    在沟通的过程中，所发出的讯息有语言讯息和非语言讯息两种。面对面沟通除了提供语言讯息，也充份的提供非语言讯息，例如：肢体语言、脸部表情…等。另外，面对面沟通的过程中，也可不断地重复，以达到彼此互相理解为止。  

2、以电子方式传递的语言沟通
    以电子方式传递的语言沟通为媒介，其信息丰富性居次，例如：电话、语音信箱、录音机…等。此沟通媒介除了提供充足的语言讯息之外，也能透过发讯者的声音语调、强调哪一部份的讯息或感觉发讯者的态度。 
3、个人收件的书面沟通 
    电子邮件(e-mail)、正式公文、信件或备忘录…等则属于个人收件的书面沟通媒介，其信息丰富性次低。由于透过此沟通媒介传递讯息，主要是对特定的个体成员发出讯息，可于沟通的媒介中强调发讯主旨，让收讯者对该讯息的注意，但无法立即获得回馈为该沟通媒介的缺点。